Ko vedenje zaposlenega ogrozi produktivnost in moralo vaše ekipe, je čas, da ukrepate. Čeprav je nujno, da se z zaposlenim sestanete, da bi se pogovorili o vaših težavah, spremljanje pisma o neskladju ne le opozori zaposlenega, da je njegovo vedenje nesprejemljivo, temveč tudi vašemu podjetju predloži dokumentacijo, ki jo lahko uporabite v tožbi ali spor o zahtevku za brezposelnost.
Upoštevajte pravila poslovne korespondence
Pismo napišite na zaznamke podjetja. Če pismo pošiljate po e-pošti, ga shranite kot .pdf in ga pošljite kot prilogo. Začnite pismo v obliki beležke, ki vsebuje bistvene informacije o tem, za katero korespondenco gre.
Primer:
TO: Jane Smith
OD: Jerry Smythe [parafiraj to vrstico]
PREDMET: Neprimerno ravnanje v pisarni
DATUM: 23. avgust 2019
Navedite dejstva
Pismo o neusklajenosti ni priložnost, da se pritožite na uslužbenca, ki je postal moteča oseba. Pismo naj bo kratko, njegov jezik nečustven in poskrbite, da bodo vaše skrbi in posledice za zaposlene jasne.
Primer:
Kot smo razpravljali na današnjem srečanju, imam resne pomisleke glede vašega vedenja tako do kolegov kot do sebe. Večkrat ste pokazali nespoštovanje na skupinskih sestankih, individualnih razpravah in med pogovori tukaj v pisarni. Ta vedenja škodujejo pisarniški morali in so postala obveznost pri dokončanju projekta Johnson & Greene.
Navedite primere vedenja
Dokumentirajte primere slabega vedenja v pismu. Navedite datume in imena drugih udeleženih strani. Nepristransko opišite negativno vedenje. Ne bodite dramatični, vendar navedite podrobnosti, ki bi vsem, ki berejo pismo, pomagale razumeti, kaj se je zgodilo in zakaj ravnanje zaposlenega zasluži grajo.
Primer:
Med včerajšnjim sestankom (22. avgusta 2019) je bilo vaše vedenje neprofesionalno in moteče. Medtem ko je Tim govoril, ste večkrat zavili z očmi, dvakrat ste ga prekinili in se na koncu obrnili stran od njega, ko je skušal z vami spregovoriti o svojih težavah. Medtem ko je Ruth poročala, ste tudi glasno vzdihnili. Ko sem vas prosil, da pojasnite, kaj vas vznemirja glede tega, kar je Ruth povedala, ste zmajevali z glavo in rekli, da bo za to trajalo preveč časa.
Takšno ravnanje je sledilo vašemu izbruhu 20. avgusta 2019, med katerim ste Eriko povzdignili, ko je imela težave pri iskanju datoteke, ki ste jo želeli. Takrat smo imeli v pisarni goste in lahko bi rekel, da jim je bilo nerodno, ko so slišali, kako ravnate z Erico. Ko sem se z vami zasebno pogovarjal o incidentu, ste skomignili z rameni in rekli, da "mora Erica odgovarjati za svojo neorganiziranost." Izjavil sem, da čeprav je temu res tako, nikoli ni nobenega razloga, da bi povzdignili svoj glas, zlasti v profesionalnem okolju. Dogovorili ste se, da ga boste v prihodnje "utišali".
Danes, ko smo se sestali, da bi razpravljali o tem, kaj se je zgodilo na sestanku 29. avgusta, ste se branili in me spraševali, če vam ga dam na voljo. Vztrajali ste, da pretiravam. Poudaril sem, da se kot lastnik podjetja odločam, kakšno pisarniško kulturo želim gojiti. Rekli ste, da sem "premehka" in da bo posel šel v težave, če bom še naprej "mazil" ljudi. Trikrat ste me prekinili, ko sem poskušal razložiti svoje stališče in na koncu odhitel iz svoje pisarne, ko sem še govoril s tabo.
Opomba Posledice
Pismo mora jasno pojasniti posledice trenutnega vedenja zaposlene in tudi kaj lahko pričakuje, če ne bo takoj spremenila sprememb. Pogosto je dobro pripraviti načrt takojšnje odgovornosti za pozitivne spremembe.
Primer:
Jane, čeprav me je tvoje delo na splošno navdušilo in te cenim kot zaposlenega, je nemogoče spodbuditi produktivno, kolegialno delovno okolje, ko se zaposleni redno obnaša kot ti. Da bi vas navdušil nad resnostjo svojih dejanj in dal naši ekipi nekaj časa, da se zbere, vas do konca tega tedna brez plačila začasno ustavim. Pisarno boste zapustili danes, v sredo, 23. avgusta, in se vrnili šele v ponedeljek, 28. avgusta, do 9. ure. Upam, da vam bo ta prosti čas dal nekaj časa za razmislek o svojih dejanjih in razmislek o korakih, ki jih boste morda sprejeli. primernejše delovanje v poklicnem okolju.
Po vrnitvi v ponedeljek mi pošljite e-pošto, da bomo lahko določili čas za razprave o vaših načrtih za obravnavo vašega vedenja. Če pa se vaše abrazivno vedenje nadaljuje, mi ne smete pustiti druge izbire, kot da vas razrešim s svojega položaja. Iskreno upam, da do tega ne bo prišlo.
