Po podatkih Uprave za notranje dohodke bi morali obrazce W-2 zaposlenim poslati najpozneje do 31. januarja za obrazce, ki izhajajo iz prejšnjega koledarskega leta. Čeprav jih zaposleni tega dne morda ne bodo prejeli po pošti, jih je treba na tem mestu vsaj poslati. Za podjetja, ki se ne držijo tega protokola, lahko pride do posledic.
Izogibanje nezadovoljnim zaposlenim
Poleg kakršnih koli uradnih težav, ki jih imate zaradi notranjega dohodkovnega urada (IRS), ker pravočasno niste poslali obrazcev W-2, boste morda morali opraviti s skupino zelo nezadovoljnih zaposlenih, od katerih mnogi verjetno pričakujejo davčni obračun. Zaposleni se lahko pritožijo ne samo vam, temveč tudi davčni upravi, ki lahko spodbudi nadaljnjo preiskavo vašega podjetja, če bodo v zvezi s tem vložene številne pritožbe.
Ocena davka IRS
IRS razporeja globe glede na to, kako pozno so vloženi obrazci W-2. Za W-2, vložene v 30 dneh po datumu zapadlosti, se odmeri kazen v višini 50 USD na obrazec, do največ 187 500 USD za majhno podjetje. Za obrazce, vložene pred 1. avgustom, vendar kasneje kot v 30 dneh, se kazen povzpne na 100 USD na obrazec in najvišjo globo 536 000 USD. Najvišja globa je 260 USD na obrazec do 1.072.500 USD na leto za obrazce, vložene po 1. avgustu.
Zagotavljanje natančnih obrazcev
Poleg pravočasnega pošiljanja obrazcev W-2 morate zagotoviti tudi točnost navedenih obrazcev. Po navedbah spletnega mesta IRS, če IRS pošljete obrazec W-2, v katerem trdite, da ste določenemu zaposlenemu plačali določeno vsoto denarja in tega niste storili, vas ima ta oseba pravico odškodninsko tožiti. Kazen 530 USD na obrazec brez najvišjega zneska se izračuna. Za vložitev lažnega dokumenta boste morda morali plačati tudi kazen v višini 5000 USD in bi lahko bili kaznovani.
Zapisi in komunikacija
Včasih, če zaposlenim vsaj sporočite, da zaostajate s svojimi W-2, vendar si prizadevate, da bi jih spravili ven, bo morda manj nezadovoljstva, kot če sploh ne rečete ničesar. Če W-2 pošljete do roka, a vam ga vrnejo zaradi slabega ali starega naslova, ga ne odpirajte ali zavrzite. Vstavite ga v datoteko zaposlenega in ga shranite, če vas po obrazcu po cesti kontaktira; vsaj imate dokaz, da ste ga poskušali poslati.
