Notranji nadzor so politike in postopki, vzpostavljeni za zagotovitev stalne zanesljivosti računovodskih sistemov. Natančnost in zanesljivost sta v računovodskem svetu najpomembnejši. Brez natančnih računovodskih evidenc upravitelji ne morejo sprejemati popolnoma utemeljenih finančnih odločitev, finančna poročila pa lahko vsebujejo napake. Postopke notranjega nadzora v računovodstvu lahko razdelimo na sedem kategorij, od katerih je vsaka namenjena preprečevanju goljufij in prepoznavanju napak, preden postanejo težave.
Nasvet
Sedem postopkov notranjega nadzora so ločevanje nalog, nadzor dostopa, fizične revizije, standardizirana dokumentacija, preskusne bilance, periodična usklajevanja in odobritev.
Ločitev dolžnosti
Ločitev nalog vključuje delitev odgovornosti za knjigovodstvo, vloge, poročanje in revizijo. Nadaljnje naloge so ločene, manj možnosti ima kateri koli zaposleni, da stori goljufiva dejanja. Za mala podjetja z le nekaj računovodskimi uslužbenci lahko delitev odgovornosti med dvema ali več osebami ali zahteva, da sodelavci pregledajo ključne naloge, služi istemu namenu.
Nadzor dostopa do računovodskega sistema
Nadzor dostopa do različnih delov računovodskega sistema z gesli, blokadami in elektronskimi dnevniki dostopa lahko nepooblaščenim uporabnikom prepreči dostop do sistema, hkrati pa zagotavlja način za revizijo uporabe sistema za ugotavljanje izvora napak ali neskladnosti. Robustno sledenje dostopu lahko v prvi vrsti tudi odvrne poskuse goljufivega dostopa.
Fizične revizije premoženja
Fizične revizije vključujejo ročno štetje gotovine in vseh fizičnih sredstev, ki jim sledimo v računovodskem sistemu, kot so zaloge, materiali in orodja. Fizično štetje lahko ob izogibanju elektronskim zapisom razkrije dobro prikrite razlike v stanju na računu. Štetje gotovine na prodajnih mestih lahko opravite vsak dan ali celo večkrat na dan. Večje projekte, na primer popis števila rok, bi bilo treba izvajati manj pogosto, morda letno ali četrtletno.
Standardizirana finančna dokumentacija
Standardizacija dokumentov, ki se uporabljajo za finančne transakcije, kot so računi, zahteve za notranje gradivo, potrdila o zalogi in poročila o potnih stroških, lahko pomaga ohranjati doslednost pri vodenju evidenc skozi čas. Uporaba standardnih formatov dokumentov lahko olajša pregledovanje preteklih zapisov pri iskanju vira neskladja v sistemu. Pomanjkanje standardizacije lahko pri takem pregledu predmete spregleda ali napačno razlaga.
Dnevna ali tedenska preskusna stanja
Uporaba dvojnega računovodskega sistema dodaja zanesljivost, saj zagotavlja, da so knjige vedno uravnotežene. Kljub temu pa je še vedno mogoče, da napake kadar koli pripeljejo sistem dvojnega vstopa v neravnovesje. Izračun dnevnih ali tedenskih poskusnih bilanc lahko zagotovi reden vpogled v stanje sistema in vam omogoči, da čim prej odkrijete in raziščete neskladja.
Periodična usklajevanja v računovodskih sistemih
Občasne računovodske uskladitve lahko zagotovijo, da se stanja v vašem računovodskem sistemu ujemajo s stanjem na računih drugih subjektov, vključno z bankami, dobavitelji in kreditnimi strankami. Na primer, usklajevanje bank vključuje primerjavo gotovinskega stanja in evidenc vlog in prejemkov med vašim računovodskim sistemom in bančnimi izpiski. Razlike med temi vrstami dopolnilnih računov lahko razkrijejo napake ali odstopanja v vaših računih ali pa napake izvirajo iz drugih entitet.
Zahteve homologacijskega organa
Zahteva, da določeni upravitelji dovolijo nekatere vrste transakcij, lahko knjigovodskim evidencam doda raven odgovornosti, tako da dokaže, da so transakcije videli, analizirali in odobrili ustrezni organi. Zahteva odobritve velikih plačil in stroškov lahko na primer brezvestnim zaposlenim prepreči velike goljufive transakcije s sredstvi podjetja.
