Ko se davčna sezona vsako leto zvrsti, se lahko zdijo papirji, ki jih mora podjetje organizirati in vložiti pri davčni upravi, izjemni. Ne glede na to, kako potopljeno in zasedeno je podjetje, pa morajo biti vse izjave, vložene pri davčni upravi, čim bolj natančne, da se izognejo revizijam ali pravnemu ravnanju zvezne vlade. Za podjetja z zaposlenimi je pomemben dokument, ki ga je treba izpolniti vsako leto, izjava W-2.
Zakon in W-2
Obrazec W-2 poroča o obdavčljivih plačah, izplačanih zaposlenemu v enoletnem obdobju, skupaj z davki na zaposlitev, zadržanimi iz plač za to leto. Zvezna zakonodaja zahteva, da vsi delodajalci zaposlenim pošiljajo izpiske W-2, ne glede na to, kako nizki so plače. Te izpiske W-2 lahko pošljete v papirni ali digitalni obliki, zaposleni pa jih morajo prejeti najpozneje do 31. januarja naslednjega leta. Delodajalci morajo davčni upravi vložiti tudi kopijo zaposlenih W-2.
Opozorilo
Če obrazcev W-2 ne pošljete pravočasno, lahko vaše podjetje povzroči velike denarne kazni. Od leta 2018 boste lahko kaznovani z globo med 50 in 260 USD na obrazec, odvisno od tega, kako zamujate z vašo pošto. Za mala podjetja se lahko najvišja finančna kazen v davčnem letu giblje med 187.500 in 1.072.500 USD.
Manjkajoči ali nepravilni W-2
Včasih so obrazci W-2 napačni ali v pošti manjkajo. V takem primeru se bodo zaposleni verjetno obrnili na vašo plačilno listo ali kadrovsko službo in zahtevali popravke ali kopijo obrazca. Vaše osebje mora biti pripravljeno na hitro izpolnitev teh zahtev, zlasti ko se davčna sezona konča in se približuje roku za prijavo.
Namestnik za manjkajoče W-2
Če želite nadomestiti manjkajoče obrazce W-2, bo IRS pripravila in poslala zaposlenemu obrazec 4852. Po navedbah IRS se ta obrazec lahko uporablja namesto W-2, če zaposleni še prejme W-2 pred rok za vložitev. Z uporabo obrazca 4852 lahko vračilo davka zamuja, saj bo morala davčna uprava preveriti podatke na obrazcu. Če zaposleni vloži obrazec 4852 in pozneje prejme njen popravljeni ali manjkajoči W-2 in ugotovi, da so nekatere informacije o 4852 netočne, lahko obrazec 1040X vloži pri IRS. Obrazec 1040X je spremenjena napoved za dohodnino.
Drugi davčni obrazci so pomembni
Delodajalci morajo zakonito hraniti obrazce W-2 vsaj štiri leta. Prav tako morajo delodajalci izpolniti obrazec za identifikacijsko številko zaposlitve (EIN). Izpolnjeni obrazci EIN bodo delodajalcem priskrbeli posamezne davčne številke delodajalcev za vsakega zaposlenega. Te davčne številke so obvezne pri poročanju o plačah in davčnih odtegljajih. Če želite pridobiti obrazec EIN, se obrnite na IRS na številki 1-800-829-4933.
