Brez tehnike reševanja konfliktov na vašem delovnem mestu lahko dve zelo različni osebi težko komunicirata, ko sta pod stresom. Zato je tako pomembno, da vodje in zaposleni razumejo tipičen način reševanja sporov za vsakega člana ekipe in tudi način izvajanja tehnik reševanja konfliktov.
Toda ali obstaja pravi način za reševanje konfliktov na delovnem mestu? Kot se zgodi, obstaja pet različnih "osebnosti" ali tehnik, ki jih ljudje uporabljajo, ko se soočajo s konfliktom: izogibanje, tekmovanje, nastanitev, kompromis in sodelovanje. Način obvladovanja konfliktov se vam morda zdi povsem običajen, a drugi osebi tuj, zato je idealna rešitev le ena: sodelovanje.
Kot vodja ne upravljate samo projektov, temveč tudi osebnosti. Včasih lahko močne osebnosti vodijo do napetosti, ki na koncu vpliva na uspeh projekta. V interesu vseh je uspešno reševanje sporov na delovnem mestu. Preberite, če želite izvedeti več o razlikah med tema dvema tehnikama reševanja konfliktov, zakaj je sodelovanje idealno in kako izvajati strategije za reševanje konfliktov na delovnem mestu za najboljše rezultate.
Relativna narava konflikta in njegovo reševanje
Osebnost in vzgoja vplivata na način obvladovanja konfliktov. Razmislite o tem na ta način. V nekaterih gospodinjstvih je povsem normalno, da se izognete konfliktom in jih nikoli več ne izpostavljate. V drugih družinah se o problemih razpravlja racionalno, dokler ne pride do kompromisa, medtem ko nekatere družine svoje težave rešujejo z dramatičnim duhom.
Predstavljajte si, da imate tri člane ekipe, ki so bili vzgojeni v drugem od teh okolij. Ena se bo oddaljila, druga se bo poskusila pogovoriti, tretja pa bo morda dvignila glas in postala čustvena. Vsak misli, da s konfliktom ravnajo na običajen način, in vedenje drugih dveh sodelavcev gleda na čudno. Opredelitev obvladovanja konfliktov je poskus, da se vsi na isti strani seznanijo s postopkom za obravnavo težkih scenarijev. Da pa bodo te tehnike uspešne, mora biti vsak zaposleni v tem procesu usposobljen, da bo vsem dal skupno podlago.
Razumevanje ličenja vaše ekipe
Prva strategija reševanja konfliktov vključuje vstop v timsko skupino in razpravo o obvladovanju konfliktov, preden pride do težave. Medtem ko se med zaposlenimi in višjim vodstvom ali zaposlenimi in strankami lahko zgodijo konflikti na delovnem mestu, se največ konfliktov zgodi med zaposlenimi, ki večino svojega časa preživijo skupaj. Prosite vse, naj razmislijo o tem, kako jim je najbolj udobno reševati konflikt v svojem vsakdanjem življenju. Skupne točke morda že obstajajo.
Pet pogostih načinov reševanja konfliktov je:
- Izogibanje
- Tekmovanje
- Namestitev
- Kompromis
- Sodelovanje
Izogibanje konfliktu
Izogibanje vključuje odmik in v celoti ignoriranje konflikta, pri čemer ni treba storiti ničesar, kar bi lahko zaznalo kot zibanje čolna. To se posamezniku zdi varno, vendar težave ne reši. Težava se lahko celo poslabša, če ne bo obravnavana.
V skupinskem okolju lahko ena oseba vzame ohlapnost sodelavca, ki se izogne konfliktu, kar lahko privede do frustracije in užaljenosti. Če imajo vsi v ekipi strategijo izogibanja, je produktivnost ob težavi nizka, ker nihče ne želi stopiti na ploščo.
Nekdo, ki se nagiba k temu načinu reševanja konfliktov, je enostavno prilagoditi željam druge osebe, ker bi se raje z nekom dogovoril, da reši konflikt. Vendar se njihove potrebe na ta način ne zadovoljijo, kar lahko povzroči težave po cesti.
Tekmovanje za zmago v konfliktih
Nekateri vidijo konflikt kot priložnost za zmago. Nimajo nobenega kompromisa, sodelovanja ali izogibanja konfliktu. Želijo si urediti svojo pot in se ne bojijo uveljaviti svojega mnenja.
V timskem okolju lahko tekmovalni odnos do konflikta zlahka preide v ustrahovanje. Prav tako lahko povzroči razočaranje med sodelavci, ki se jim ne zdi resno. Ko se frustracije povečujejo, lahko sodelavci na koncu sprejmejo konkurenčen pristop k reševanju konfliktov in težava se stopnjuje.
Kompromis predstavlja edino možnost, ki nekomu s takšno miselnostjo omogoča zmago, čeprav lahko sklepanje kompromisa še vedno vključuje boj za oblast.
Namestitev druge osebe
Člani ekipe, ki se ne bojijo pogovarjati v konfliktu, morda kljub temu nikoli ne bodo imeli svojih zahtev. Namesto tega se sklonijo nazaj, da se prilagodijo zahtevam druge osebe in zgladijo konflikt.
Prilagodljiva tehnika reševanja konfliktov ne omogoča, da bi bila na mizo vključena vsa stališča ali informacije. Ljudje, ki sprejmejo ljudi, neizogibno zadržijo svoje frustracije ali zmanjšajo svoja čustva. Sčasoma lahko to povzroči razočaranje in povzroči, da bodo samozavestni sodelavci pričakovali, da bodo vedno prišli po svoje.
V idealnem primeru lahko ljudi, ki sprejemajo ljudi, spodbujamo, da med sejami za obvladovanje konfliktov izrazijo svoje potrebe, da se premaknejo k sodelovanju.
Kompromis med konflikti
Cilj kompromisne strategije reševanja konfliktov je doseči rešitev, ki se šteje za pošteno. Vsi delamo skupaj, tako da nihče ne pride povsem po svoje. Namesto tega se vsak član ekipe žrtvuje, da bi vsem zagotovil majhno tolažilno nagrado.
Kompromis se že na začetku sliši odlično, vendar poštena rešitev ni vedno učinkovita. Ta strategija reševanja konfliktov je še vedno preveč osredotočena na konkurenco in zgreši pomembno točko: Kaj potrebuje vsak človek? Tu nastopi sodelovanje.
Sodelovanje pri iskanju rešitve
Sodelovanje poveča asertivnost in zmožnosti sodelovanja vsakega člana ekipe. Vsi spregovorijo, da izrazijo svoje potrebe, in potem, ko je celotna slika narisana, ekipa sodeluje, da naredi, kar je potrebno, da v največji možni meri zadovolji potrebe vseh. Vsi odidejo srečni.
Seveda sodelovanje morda ni vedno mogoče, vendar si je vredno prizadevati. Prepogosto se konflikti pojavijo zaradi nesporazumov in slabe komunikacije. Če so vsi v ekipi pripravljeni navesti svoje potrebe in pomagati zadovoljiti potrebe drugih, se rodi resnično sodelovanje.
Usposabljanje ekipe za sodelovanje
Ko združite svojo ekipo in razumete, kakšno tehniko reševanja konfliktov ponavadi uporablja vsaka oseba, ji lahko prilagodite, kaj mora narediti za sodelovanje na delovnem mestu. Nekateri člani ekipe bodo morda bolj odločni, drugi pa bodo morali biti bolj sodelovalni. V zgodnjih fazah lahko delujete kot posrednik in posameznikom pomagate skozi postopek.
Teoretično vsaka oseba, ki sodeluje v konfliktu, navede svoje potrebe. Po tem razmišljajo o ločljivosti, ki ustreza tem potrebam. Ko se obe strani strinjata glede resolucije, je čas, da jo uveljavite. Sčasoma bo vaša ekipa postala dovolj prijetna, da se bo sama lahko spoprijela s postopkom in poiskala vaše smernice šele, ko se bo zataknila.
Vendar v praksi postopek ni enostaven. Resnično življenje je neurejeno in resnični ljudje so čustveni. Morali bi določiti nekatera osnovna pravila, da zagotovite, da seje za obvladovanje konfliktov ostanejo osredotočene in da ne zavirajo v vedenje s prstom.
Osnovna pravila za tehnike reševanja sporov
Dajte svoji ekipi nekaj avtonomije v tem postopku, tako da jim omogočite, da podajo osnovna pravila. Ni nujno, da je seznam dolg, vendar mora zajeti, kaj sodelavci med seboj pričakujejo, ko pride do težave. To nastavite pred časom, preden kdo izgubi mir zaradi konflikta.
Na primer, jezik "I" je priporočljiv za obvladovanje konfliktov namesto "vi" ali "oni", kar je običajno pred izjavo o krivdi. Namesto tega, če se člani ekipe osredotočijo na izgovarjanje "jaz", prevzamejo položaj in se zožijo, kaj lahko storijo za njegovo rešitev. Drugo osnovno pravilo je lahko, da se osredotočimo le na zadevno vprašanje in ne navajamo preteklih primerov podobnih težav. To omogoča, da pogovor ostane usmerjen k rešitvi.
Navsezadnje je cilj reševanja konfliktov na delovnem mestu pomagati vsem, da opravljajo svoje delo. Konflikta nima smisla spreminjati v osebno maščevanje. Vsaka odločitev ni osebna stavka proti nekomu. Za uspešno reševanje konfliktov se osredotočite na delo in kaj je potrebno za njegovo izvedbo.
Vloga upravitelja pri reševanju konfliktov
Čeprav bi morali svoje zaposlene usposobiti za obvladovanje konfliktov v skladu s smernicami, določenimi kot podjetje ali ekipa, imate ključno vlogo vodje pri zmanjševanju in reševanju konfliktov. Ste že kdaj pomislili, da lahko nenamerno ustvarite konflikt v svoji ekipi? Uspeh se začne z dajanjem jasnih navodil in zagotavljanjem, da vaša ekipa razume vaša pričakovanja. Bodite čim bolj natančni pri dodeljevanju nalog in pokrivanju, kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj in kako. Pazite, da ne boste posegli na ozemlje mikro-upravljanja.
Naučite se biti aktivni poslušalec. Poslušajte z namenom, da razumete, ne pa da odgovorite, in z govorico telesa pokažite govorcu, da ste pozorni in sledite. Bodite profesionalni in nepristranski v vseh svojih interakcijah, da si prislužite in ohranite spoštovanje svoje ekipe. Izogibajte se individualnim srečanjem z ljudmi. Sestanki skupin zagotavljajo, da ni dvoma o posebni obravnavi za zaprtimi vrati.
Če obstaja možnost, da bi kdo v e-poštnem sporočilu napačno razlagal vaše sporočilo ali ton, dvignite telefon. Če postavljate nerazumne roke in nekje ustvarjate ozko grlo, ga popravite. Morda se ne boste zavedali, da ste prispevali k težavi, dokler ne posredujete v seji za reševanje konfliktov, v tem primeru pa spregovorite in izrazite svoje potrebe ter postanite aktivni udeleženec seje sodelovanja. Po potrebi privabite nekoga drugega, ki bo deloval kot posrednik, saj bo to pokazalo vašo integriteto in si prislužilo spoštovanje vaše ekipe.
Vedite, kdaj si oddahnite
Včasih si morajo vsi narediti odmor, preden se lahko zberejo, upoštevajo osnovna pravila in sodelujejo, da se stvari naredijo. Če se vam zdi, da čustva tečejo več kot običajno, pred začetkom seje za reševanje sporov predlagajte vsem, da si vzamejo 10-minutni odmor, da spustijo nekaj pare. Hitra hoja zunaj, nekaj časa, ko sami poslušate glasbo ali tehnike globokega dihanja, lahko pomiri živce.
Koristno je tudi spodbuditi ljudi, da si vzamejo čas in se odzovejo v trenutku. Dajte vsem na vrsto, da spregovorijo, med katerimi ne bodo prekinjeni. To jim daje nekaj časa, da zberejo svoje misli in se resnično odzovejo, ne pa odreagirajo na koleno na povedano. Prav tako močni osebnosti preprečuje prevlado nad sejo.
Nazadnje, če opazite, da porabljate neomejeno veliko časa za reševanje konfliktov, zlasti tistih, ki vključujejo iste ljudi, boste morda morali prositi za pomoč. Nekdo višje v podjetju ima lahko več izkušenj z reševanjem konfliktov in vas lahko vodi ali pa se posvetujte s trenerjem za obvladovanje konfliktov. Vendar, kolikor koli poskušate rešiti konflikte, lahko na koncu poskušate namestiti kvadratni klin v okroglo luknjo. Položaj v drugi ekipi v podjetju bi se morda bolje izkazal za zaposlenega, ki se ne more razumeti s trenutnim članom ekipe.
