Nekaj časa nazaj - tudi potem, ko je e-pošta postala pogosta -, so ljudje na papir pisali pisma, ki se vam zahvaljujejo za dobro opravljeno delo, ali pa so napisali hitro opombo na zahvalni kartici. Danes se večina zahval zahvaljujoč razširjenosti pametnih telefonov in prenosnih računalnikov pošlje po e-pošti. Vedeti, kdaj se morate odzvati na hitro sporočilo in kako naj svoj odgovor izrazite, je ključnega pomena v dobi, ko se bonton spreminja skoraj tako hitro kot tehnologija.
Kdaj odgovoriti ... In kdaj ne
V resnici ne obstaja pravilo, po katerem se morate odzvati na e-pošto z zahvalo. Če pa želite nadaljevati poslovni odnos ali razveseliti svoje stranke, je potrditev e-pošte pogosto dobra ideja.
Če vam prodajalec pošlje e-poštno sporočilo, v katerem se zahvaljuje, da ste se po telefonu pogovarjali z njim in ne potrebujete izdelkov njegovega podjetja, mu lahko odgovor odgovori na neskončno vrsto sporočil, ki jih raje ne bi prejemali. V tem primeru je povsem sprejemljivo izbrisati e-poštno sporočilo.
Po drugi strani pa, če vam stranka pošlje e-pošto z zahvalo za izredno storitev, bi se verjetno morali odzvati. Če e-poštno sporočilo vsebuje vprašanja, na katera je treba odgovoriti, verjetno odgovorite.
Zrcaljenje vašega odziva
Kot pri večini odgovorov po e-pošti je zrcaljenje dober način, da druga oseba dobro sprejme vaš odgovor. Ne glede na to, ali ima e-poštno sporočilo Zahvalo vaše polno ime in uporablja formalni slog pisanja, ali je preprost stavek brez ločil ali velikih začetnic, lahko običajno odgovorite v naravi.
Odgovarjanje na e-poštna sporočila strank
Ko si stranka vzame čas, da vam napiše e-poštno sporočilo z zahvalo, se morate vedno odzvati, tudi če želite le potrditi, da ste ga prejeli. Srečne stranke ne samo, da postanejo ponavljajoče se stranke, temveč tudi bolj verjetno napotijo svoje prijatelje in sodelavce k vam.
Eden od načinov, da pokažete, da cenite dobre povratne informacije, je, da kupca vprašate, ali bi lahko njegovo e-pošto uporabili kot izjavo za tiskanje na steno ali za postavitev na vaše spletno mesto.
Primer:
Draga gospa Frazier,
Hvala, ker ste si vzeli čas in mi pisali. Vedno sem vesel, ko slišim od srečne stranke! Bi vas motilo, če bi vas citirali na strani z izjavami na naši spletni strani?
Odgovor prosilcem za zaposlitev
Današnji kandidati za zaposlitev skoraj vedno sledijo hvala, ne glede na to, kako dobro ali kako slabo je potekal razgovor. Neodgovor na prosilčevo e-pošto je redko dober odgovor, saj obstaja velika verjetnost, da vas lahko ponovno kontaktira.
Če se že niste odločili, da prosilcu dodelite službo, vaš odgovor ne bi smel namigovati, da bi prosilec morda dobil službo. Če ste neodločeni, jim tudi odziv ne bi pokvaril upanja. Ohranite profesionalni ton in prosilca obvestite, kaj naj pričakuje kot naslednji korak.
Primer:
V veselje mi je bilo spoznati vas. V naslednjih dneh bomo opravili razgovor z nekaj več kandidati. Če se bomo odločili za drugi razgovor, vas bomo kontaktirali pred koncem tedna.
Če ste prepričani, da kandidat ne ustreza vaši organizaciji, se lahko odločite, da boste bolj neposredni.
Primer:
V veselje mi je bilo spoznati vas. Žal dvomim, da bomo v tem trenutku sledili razgovoru. Vendar bomo vaš življenjepis shranili, če bomo imeli še eno odprtje. Želim vam najboljše pri iskanju zaposlitve.
Upoštevajte, da se v obeh primerih pisatelj ločuje od podjetja, kot da bi rekel, "čeprav sem osebno užival v pogovoru z vami, bo podjetje najelo nekoga drugega." To lahko pomaga zmanjšati želo zavrnitve, če tega ne naredite osebnega.
